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Préparer son dépôt

Publié le 19 mars 2019 Mis à jour le 4 juin 2019

► Quels types de documents déposer ?

La plupart des documents déposés sont des publications. Il est néanmoins possible de déposer des documents non publiés.
  • Publications : articles dans une revue, communications dans un congrès, ouvrages (y compris édition critique et traduction), chapitres d'ouvrage, directions d’ouvrage,  prooceedings,  posters, brevets (notice seulement, il n’est pas possible d’ajouter un fichier), autres publications (billet de blog, compte-rendu d’ouvrage, notice de dictionnaire ou encyclopédie, traduction)
  • Documents non publiés : working papers, preprints, rapports de recherche
  • Travaux universitaires : thèses, HDR, cours
  • Données de recherche : carte, image, son, vidéo

►Quelle version de mon article déposer ?

Pour plus d'informations, consulter la rubrique Documentation Hal> Questions Juridiques
Version de l'article
(infographie de la Bibliothèque Universitaire de Clermont Auvergne)

► Comment retrouver vos post-print ?

Les  grands éditeurs permettent aux auteurs de télécharger (jusqu'à 5 ans après publication) une copie de leur article à partir de leurs systèmes automatiques de publication. Ainsi, pour obtenir les manuscrits acceptés de vos articles, il faut vous connecter à :
  • ScholarOne ("Manuscript Central")  pour Taylor & Francis, Cambridge University Press, Emerald…
  • Editorial Manager ("EM") pour Elsevier, SpringerNature, Taylor & Francis, Wiley ....
  • eJournalPress​ ("EJP", "Electronic Journal Press", "Manuscript Tracking System") pour Nature, EJAMA Network, Palgrave Macmillan, American Physiological Society, American Association for Cancer Research, JLB, LANDES Bioscience, AGU, SIAM, Allen Press, AAS, Scrivener Publishing...
Généralement les éditeurs permettent aux auteurs de télécharger une copie de leur article depuis leurs systèmes automatiques de publication jusqu'à 2-5 ans après publication.
Afin de faciliter cette démarche, la bibliothèque de l’INSA a rédigé un guide pour vous aider à obtenir simplement  les manuscrits acceptés de vos articles. 

► Les images ?Si votre fichier contient des images, cartes ou photos, vérifier la présence de la mention du ou des auteurs de l’illustration, carte ou photo. Si ces images sont susceptibles d’être protégées, assurez-vous d'avoir l’autorisation de les utiliser.

► Des fichiers lourds ?

Ce n’est pas un obstacle car Hal propose une solution et met à votre disposition un espace FTP, mis à votre disposition dans votre compte utilisateur.
Fichiers lourds

Vous disposez de 5 Go et les documents que vous déposez dans cet espace restent disponibles pendant un mois  .

Pour transférer des fichiers sur votre espace FTP, vous devez installer un client FTP sur votre ordinateur.
Client FTP : guide pas à pas

► Conseils pour nommer un fichier

Pour un auteur : NomPrénom _Année de publication de l’article

Pour des co-auteurs, utiliser le séparateur tiret bas (underscore) :
NomPrénom_NomPrénom_ Année de publication de l’article

Éviter d’utiliser les caractères suivants (liste non exhaustive) :
Caractères non valides

► Déverrouiller votre fichier  (mot de passe) 

Déverrouiller votre fichier permettra :
- à l’utilisateur d’ouvrir et/ou télécharger le fichier, lire le texte intégral du document déposé
- un archivage à long terme du document

► Préparer la première page de votre document (fichier pdf) afin de récupérer les métadonnées automatiquement

Si cette page est absente, Hal a aussi la possibilité de récupérer les métadonnées directement à partir du fichier pdf, via le service d’extraction Grobid (GeneRation Of BIbliographic Data)
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