Traitement des données personnelles au SCD

Ces traitements consistent pour le SCD à la bonne gestion des services qu'il fournit : prêt, renouvellement, accès aux ressources électroniques, accès à son compte lecteur, réservation d'un espace de travail..., ou à leur amélioration : exploitation de statistiques d’activité dûment anonymisées.

Qu'est ce que le RGPD et ses principes clés ?

Le sigle RGPD signifie « Règlement Général sur la Protection des Données » (en anglais « General Data Protection Regulation » ou GDPR). Le RGPD encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne.

Ce règlement européen s’inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978 et renforce le contrôle par les citoyens de l’utilisation qui peut être faite des données les concernant.

Pour plus d'information

Les principes clés :
 

• Définir des finalités déterminées, explicites et légitimes pour le traitement
• Ne collecter que les données strictement nécessaires à la réalisation du traitement
• Limiter la durée de conservation des données à la durée strictement nécessaire aux finalités du traitement
• Assurer la sécurité et la confidentialité des données qui doivent être proportionnées aux finalités et données traitées
• Respecter les droits des personnes : Informer et donner la possibilité que les personnes concernées par le traitement puissent exercer leurs droits (accès, opposition, droit au retrait, suppression…)

Quelles sont les données collectées par le SCD ?

• Données d'identification (nom, prénom, date de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, adresse mail...)
• Données de scolarité (UFR d’inscription, niveau d'étude...)
• Données de connexion (login, adresse ip, log de connexion...)

NB : les données ne sont pas collectées directement par le SCD mais issues des systèmes d'information de l'université.

A quoi sont utilisées les données personnelles, combien de temps sont-elles conservées ?

Ces traitements relèvent d’une part d’une mission d'intérêt public et d'autre part d'une mission d'intérêt légitime :

- Pour une mission d'intérêt public : 

• Permettre l’emprunt, le retour et la réservation des documents (durée de conservation des données d'identification : 1 an après le retour du document)
• Permettre la réservation d'espaces de travail (durée de conservation des données d'identification : 1 an après la réservation)
• Permettre la consultation du compte lecteur depuis le site de la bibliothèque ou Athéna (durée de conservation des comptes lecteurs : 15 jours après la date d'expiration du compte)
• Permettre l’accès et la consultation de la documentation électronique (durée de conservation des logs de connexion : l'année civile en cours)
• Répondre à vos demandes d'acquisitions (durée de conservation des données d'identification : 1 an après la demande)
• Répondre à vos remarques, suggestions adressées à web-scd@u-pec.fr (durée de conservation des données d'identification : X ans après la demande ???????)
• Permettre l’impression de vos documents (durée de conservation des logs de connexion : l'année civile en cours)

- Pour une mission d'intérêt légitime :

• Produire des statistiques d’usage et d’évaluation de ses services ainsi que des outils d’aide à la décision (durée de conservation des données d'identification : X ans??????? )
• Gérer les enquêtes de satisfaction (durée de conservation des données d'identification : X ans après l'enquête??????)

A qui sont-elles destinées ?

Sont destinataires des données :  

• Les agents habilités du service commun de la documentation
• Le prestataire en charge de l'hébergement de la solution. Le SCD de l'UPEC impose contractuellement à son sous-traitant de garantir la sécurité de vos données conformément au RGPD.

NB : Le SCD de l'UPEC s’engage à ne pas céder vos données à des tiers non autorisés et à ne pas les transférer en dehors de l’UE.  

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et de demander qu’elles soient rectifiées, complétées ou mises à jour. Vous pouvez également, sous certaines conditions, demander l’effacement de vos données, vous opposer à leur traitement ou exercer votre droit à la limitation. En savoir plus sur vos droits.

Pour toute question sur le traitement de vos données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez contacter :

• Le service informatique documentaire : infodoc@u-pec.fr
• Le délégué à la protection des données (DPO) de l’université par mail, dpo@u-pec.fr, ou par courrier postal : 

À l’attention du Délégué à la Protection des Données / DPO- Cabinet de la Présidence
Université Paris-Est Créteil
61, Avenue du Général de Gaulle
94010 CRÉTEIL CEDEX

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la commission de contrôle, la CNIL à l’adresse suivante,  
https://www.cnil.fr/fr/plaintes/, ou par courrier postal :

CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07